La importancia de los formularios legales

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Los formularios legales recogen una serie de datos personales que tienen que ser previamente consentidos por el usuario. Pero no sólo con los formularios. ¿Pensando en hacerte una nueva web o enviar una newsletter? Hemos hablado con María Fernández Romero, diseñadora UX y abogada y nos ha contado la importancia que tiene invertir un poco más en temas legales a la hora de hacer una web o cualquier producto digital que suponga el uso de datos de un usuario. Para que nos entendamos, cuando queremos seguir leyendo en una web, aceptamos una política de privacidad. Pero, ¿sabemos qué estamos aceptando? Esto te interesa ¡y mucho!

-¿Se toman las empresas en serio el tema de los formularios legales?

Por lo general no, la verdad. Mi impresión es que al final mucha gente siente que Internet es un mundo sin ley y en el que las cosas no valen dinero. Tenemos la idea de que en Internet se puede hacer lo que quieras y no te van a pillar, pero la realidad no es así, cada vez menos. Por otro lado, la nueva normativa de  protección de datos personales es muy reciente. El refuerzo de esta normativa se hizo efectivo en 2018 y las empresas aún no son conscientes de lo que acarrea no hacer estas cosas bien. Es cierto que la gente cada vez es más consciente del uso de sus datos, y las empresas tendrán que hacer un esfuerzo por regularizarlo. 

-¿Al enviar una newsletter, solo hay que tener en cuenta el diseño, el contenido y la base de datos?

En 2018 fue cuando empezó a aplicarse el GDPR, y claro, a una newsletter esto le afecta porque para enviarla se recogen datos personales, que luego además deben gestionarse correctamente. La recogida de los datos personales se puede hacer de varias maneras, pero normalmente se suele hacer a través de un formulario que esté en la web de la compañía, donde te pidan el email. ¿Qué se suele hacer mal? Muchas veces se piden más datos de los necesarios. Por otro lado, no te piden el consentimiento para poder enviarte esa newsletter, o de forma muy común te obligan a aceptar el envío de la newsletter para hacer otras cosas en la web, como darte de alta. No te ponen la información de protección de datos, que es obligatoria para que tú como usuario, sepas quién está tratando esos datos, para qué y durante cuánto tiempo.

-¿Podrías darnos un listado de multas y cómo evitar sanciones?

Dependiendo de si la infracción es muy grave, grave o leve, puede llegar a máximos de 10 ó 20 millones de euros, o un 2 ó 4% del volumen del negocio anual, eligiéndose la cantidad que sea mayor. Esto suele estar pensado para empresas grandes cuyas infracciones pueden tener gran impacto, y por ello hay criterios de graduación para no llegar a esos máximos, si no que sea proporcional a lo que se ha cometido y al tipo de empresa. Además, hay una serie de medidas correctivas que no tienen por qué ser económicas. Si es muy leve te pueden avisar, mediante un apercibimiento, de que “tienes que dejar de hacer esto para que dejes de infringir la normativa”. 

-Cuando nos salta el típico mensaje de “tu privacidad es importante para nosotros” y si queremos seguir leyendo el contenido tenemos que aceptar obligatoriamente, realmente, ¿qué estamos aceptando?

Lo que me cuentas es lo que se suele hacer con los banners de cookies al entrar a una web. Si no te pone información, estás consintiendo algo que no sabes qué es. Y eso ya de por sí no parece muy legal. Una de las claves de la normativa es que para todos los tratamientos de datos personales que tú consientas, debes estar informado. Si no eres consciente de lo que estás consintiendo, esa aceptación no es válida. En muchos casos, las cookies recogen datos personales, y no deben poder hacerlo sin consentimiento válido de los usuarios.

¿Es necesario invertir en este tipo de servicios de asesoría legal para soportes digitales?

Por supuesto. Además, no es solo cuestión de tener en cuenta la protección de datos personales, sino que también entra la propiedad intelectual, la normativa de protección a los consumidores y usuarios, y muchas otras más. Últimamente, tanto las personas como las autoridades lo están teniendo cada vez más en cuenta, y a su vez están surgiendo más problemas. Es decir, tú puedes pensar que tu web es muy pequeña y que no llega a nadie, pero si luego hay un problema y alguien se queja y denuncia, este problema está ahí y lo has hecho mal. A raíz del Coronavirus, con toda la buena voluntad del mundo, mucha gente ha hecho plataformas sin ánimo de lucro en las que se han tratados datos personales, pero la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha puesto ahí el punto de mira porque, en muchos casos, se están haciendo las cosas mal. La buena voluntad no te exime de cumplir con la ley.

¿Necesitas algún motivo más para hacer una inversión en temas legales? ¡No dudes en ponerte en contacto con nosotros para más información!

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